De-a lungul anului academic apar multe situații în care este necesar să comunici cu angajații universității. Fie că ai nevoie de o adeverință, de lămuriri cu privire la un proiect sau că vrei să obții o bursă, abilitatea de a scrie un e-mail concis și complet te va ajuta să obții informațiile de care ai nevoie.
Când e necesar să trimit un e-mail?
- Atunci când ai nevoie să afli un răspuns scurt, la o întrebare punctuală. Înainte de a scrie mesajul verifică dacă nu cumva răspunsul este deja prezentat în Syllabus, în materialele de curs/ seminar sau pe site-ul facultății. Discută și cu colegii. Este posibil să te poată îndruma ei.
- Atunci când trebuie să trimiți un document care ți-a fost cerut astfel (de ex.: un proiect).
- Atunci când vrei să soliciți o întâlnire persoanei căreia îi scrii, pentru a discuta față în față despre un subiect mai complex.
- Atunci când vrei să semnalezi o situație (de ex.: nu se mai închide un geam la o sală de seminar).
Cum să scriu un e-mail bun?
- Folosește adresa de e-mail instituțională. Așa va fi mai ușor să fii identificat.
- Alege un titlu sugestiv și scurt pentru e-mail (ex: eliberare carnet student, rugăminte feedback proiect seminar Marketing strategic)
- Începe mesajul cu o formulă de salut și prezintă-te și nu uita să folosești o formulă de încheiere.
- Scrie un mesaj scurt, în care să dai toate datele subiectului.
- Citește mesajul înainte de a-l trimite și verifică să fie scris corect și complet.
- Atunci când ai de trimis documente prin e-mail, verifică să se fi prins în agrafă.
- Denumește documentele anexate la e-mail într-un mod sugestiv (ex: Scan diplomă licență Adina Ionescu).
- Ai răbdare să primești răspunsul. Profesorii și personalul administrativ au program normal de lucru (verifică pe site programul Secretariatului și orele de consultație ale profesorilor), în timpul săptămânii. Asta înseamnă că vor răspunde la mesajele primite în timpul programului lor de lucru, în ordinea în care au primit solicitările. Dacă totuși au trecut câteva zile și nu ai primit niciun răspuns, poți să trimiți un mesaj de reamintire.
Exemplu de e-mail:
Bună ziua,
Sunt Adina Ionescu, studentă în anul al doilea la ciclul de licență, specializarea Comunicare și media emergente.
Vă scriu pentru a vă întreba dacă îmi dați voie să realizez proiectul de seminar pe tema…
Sunt pasionată de… și mi-ar plăcea să scriu despre acest subiect. Cred că și colegilor mei le-ar face plăcere să descopere mai multe despre…
Vă mulțumesc,
Adina Ionescu
Cum să mă pregătesc pentru a întâlnire față în față?
- Pregătește un discurs scurt și clar, prin care să prezinți situația. Dacă ai nevoie, ca să nu uiți ceva important, notează-ți ideile principale în telefon sau într-un carnet.
- Dacă dorești să adresezi câteva întebări, pregătește-ți o listă de acasă. Le poți nota în telefon sau într-un carnet pe care îl vei aduce cu tine. Deschide documentul în timpul discuției și urmărește să atingi toate punctele de interes pentru tine. Așa te asiguri că nu pierzi din vedere nimic din ce este important pentru tine.
- Adu cu tine orice materiale sunt necesare: laptop-ul, un material scris, pe care vrei să îl arăți persoanei cu care te vei vedea, o carte etc.
- Vino mai devreme decât ora la care ai stabilit întâlnirea. E posibil să poți intra mai repede. Iar în cazul în care va trebui să mai aștepți puțin, până să fii invitat/ă să intri, amintește-ți că punctualitatea este un semn al respectului în relația cu ceilalți.
- Odată ce ai stabilit o întâlnire, dacă nu mai poți ajunge, anunță din timp.
Cum procedez atunci când am nevoie de a scrisoare de recomandare?
Este posibil să ai nevoie, în timpul studiilor universitare, de o scrisoare de recomandare din partea unui cadru didactic. Astfel de documente sunt uneori cerute studenților și studenteor pentru înscrierea la un internship, la un program de studii, sau pentru a candida pentru un post. E bine să ai în vedere următoarele:
- Există un template pus la dispoziție de organizația care îți cere scrisoarea de recomandare? Dacă da, trimite persoanei căreia îi ceri solicitarea template-ul. Dacă se solicită completarea pe o platformă online, informează-te care este platforma și cum se face accesul și oferă-i datele profesorului, după ce acceptă să scrie materialul despre tine.
- Ia în calcul câte de bine te cunoaște persoana căreia îi ceri recomandarea și în ce context ai interacționat cu ea. O persoană care te cunoaște bine va putea să scrie un material mai detaliat, care îți va evidenția mai bine abilitățile.
- Cere scrisoarea de recomandare cu cel puțin două săptămâni înainte de termenul la care trebuie să o predai. Este preferabil să o ceri cu o lună înainte și să revii cu un reminder după două săptămâni, dacă nu ai primit deja scrisoarea.
